Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası

1. Giriş ve kapsam

Bu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası (“Politika”), BerberFlow markası altında sunulan BerberFlow yazılım hizmeti ile berberflow.com alan adlı web sitesi kapsamında kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.

BerberFlow; berber, kuaför ve benzeri işletmelerin randevu süreçlerini, çalışan takvimlerini, müşteri kayıtlarını ve WhatsApp üzerinden randevu otomasyonunu yönetmelerine yardımcı olan bir yazılım hizmetidir (SaaS). BerberFlow, berberlik veya kuaförlük hizmeti sunmaz; yalnızca işletmelerin kendi müşterileriyle olan randevu ilişkilerini yönetmelerine teknik altyapı sağlar.

Bu Politika aşağıdaki kişi grupları için geçerlidir:

• Web sitesi ziyaretçileri: berberflow.com sitesini inceleyen kişiler
• Demo / iletişim talebi bırakanlar: iletişim formu veya benzeri kanallarla bilgi paylaşanlar
• Satın alma sürecindeki işletmeler: paket seçimi, sipariş ve ödeme adımlarında bilgi veren ticari müşteriler
• BerberFlow kullanıcıları: yazılım hizmetini kullanan işletme yetkilileri, çalışanları ve bu kapsamda tanımlanan kullanıcı hesapları
• İşletmelerin son kullanıcıları (müşterileri): WhatsApp, web randevu veya diğer kanallar aracılığıyla randevu talebinde bulunan kişiler — bu verilerin bir kısmı BerberFlow tarafından işletme adına işlenebilir

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu sıfatı, işlenen verinin niteliğine göre BerberFlow hizmet sağlayıcısı ve/veya ilgili işletme açısından ayrı ayrı değerlendirilebilir. İşletmelerin kendi müşterilerine ait veriler bakımından işletmenin de veri sorumlusu veya veri işleyen sıfatı söz konusu olabilir. Nihai rol dağılımı, hizmet sözleşmesi ve hukuki değerlendirme ile netleştirilmelidir.

2. Veri sorumlusu / ilgili taraf

KVKK kapsamında kişisel verileriniz, aşağıda bilgileri yer alan tarafça veri sorumlusu sıfatıyla veya ilgili hizmet ilişkisine göre veri işleyen sıfatıyla işlenebilir:

Ticari unvan

Peren Software and Robotic Yazılım Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi

Marka

BerberFlow

Merkez adresi

Sarıköprü Mah. Niğde Ömer Halisdemir Küme Evleri Teknopark No:31 İç Kapı No:z/21 Merkez/NİĞDE

Vergi dairesi

[VERGİ DAİRESİ]

Vergi numarası

[VERGİ NUMARASI]

MERSİS

[MERSİS NUMARASI]

Ticaret sicili

[TİCARET SİCİL NUMARASI]

E-posta

info@berberflow.com

Telefon

+90 533 611 93 53

KEP

[KEP ADRESİ]

Production ortamında yayın öncesinde yukarıdaki alanların gerçek ve güncel şirket bilgileriyle doldurulması zorunludur. Eksik bilgi içeren placeholder ifadeler, yalnızca geliştirme aşamasında bilgilendirme amacı taşır.

3. İşlenen kişisel veriler

BerberFlow kapsamında, hizmetin kullanım şekline ve tercih edilen özelliklere bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:

3.1. Kimlik bilgileri

• Ad, soyad
• Yetkili kişi bilgileri

3.2. İletişim bilgileri

• Telefon numarası
• E-posta adresi
• İşletme iletişim bilgileri

3.3. İşletme ve mesleki bilgiler

• İşletme adı, unvanı
• Çalışan adları ve takvim bilgileri
• Hizmet tanımları, süreler ve fiyatlandırma tercihleri
• Vergi / fatura bilgileri (satın alma sürecinde paylaşıldığında)

3.4. Randevu ve işlem bilgileri

• Randevu tarihi ve saati
• Seçilen hizmet
• Atanan çalışan
• Randevu durumu (onay, değişiklik, iptal vb.)
• Müşteri notları veya tercihler (işletme tarafından sisteme girildiğinde)

3.5. Teknik ve güvenlik verileri

• IP adresi
• Tarayıcı, cihaz ve işletim sistemi bilgileri
• Oturum, erişim ve güvenlik log kayıtları
• Hata kayıtları ve performans verileri

3.6. Pazarlama ve analitik veriler

• Web sitesi etkileşimleri
• Reklam / analitik olay kayıtları (yapılandırıldığında)
• Çerez tercihleri
• Kampanya kaynak bilgileri

3.7. Ödeme bilgileri

BerberFlow, kredi kartı numarası, CVV/CVC ve benzeri hassas kart verilerini kendi sunucularında toplamaz ve saklamaz. Ödeme işlemleri, entegrasyon sağlandığında yetkilendirilmiş ödeme kuruluşunun hosted checkout veya eşdeğer güvenli ödeme altyapısı üzerinden gerçekleştirilir.

BerberFlow tarafında işlenebilecek ödeme verileri sınırlı olarak şunları içerebilir:

• Ödeme durumu (başarılı / başarısız)
• İşlem referans numarası
• Seçilen paket ve tutar bilgisi
• Fatura için gerekli kimlik/vergi bilgileri

Ödeme kuruluşunun kendi gizlilik ve veri işleme koşulları, ilgili ödeme sağlayıcısının politikalarında yer alır.

4. WhatsApp verileri

BerberFlow, işletmelerin WhatsApp üzerinden randevu taleplerini otomatikleştirmesine yardımcı olabilir. WhatsApp, Meta Platforms, Inc. ve/veya iştirakleri tarafından sunulan bağımsız bir üçüncü taraf platformdur. BerberFlow, WhatsApp’ın kendi kullanım koşulları, gizlilik politikaları ve API/entegrasyon kurallarına tabidir.

WhatsApp entegrasyonu kullanıldığında, işletmenin müşterilerinden gelen ve randevu süreciyle ilgili olabilecek veriler işlenebilir. Örneğin:

• Telefon numarası
• Mesaj içeriği
• Mesajın gönderildiği tarih ve saat
• Profil veya görünen ad bilgisi (WhatsApp tarafından sağlandığı ölçüde)
• Randevu amacıyla mesajdan çıkarılan bilgiler (tarih, saat, hizmet, çalışan tercihi vb.)

Bu veriler; randevu oluşturma, güncelleme, iptal, müsaitlik kontrolü, onay mesajı gönderimi ve işletmenin panel üzerinden süreci yönetmesi amaçlarıyla işlenebilir.

WhatsApp entegrasyonunun teknik kapsamı, Meta’nın politika değişiklikleri, API erişim koşulları ve işletmenin WhatsApp Business hesap yapılandırmasına bağlı olarak değişebilir. BerberFlow, üçüncü taraf platformların kesintisiz veya değişmez şekilde çalışacağını taahhüt etmez.

Verilerin WhatsApp/Meta ekosistemi içindeki işlenmesi, Meta’nın kendi gizlilik uygulamalarına tabidir. İşletmelerin, müşterilerini bilgilendirme ve gerekli aydınlatma yükümlülüklerini yerine getirmesi kendi sorumluluğundadır.

5. Yapay zekâ kullanımı

BerberFlow, müşteri mesajlarını anlamak, randevu niyetini belirlemek ve otomasyon süreçlerini desteklemek amacıyla yapay zekâ (“AI”) tabanlı sistemlerden yararlanabilir. Bu kapsamda mesaj içeriği; hizmet seçimi, çalışan ataması, tarih/saat tercihi, randevu oluşturma, değiştirme veya iptal niyeti gibi bilgilerin çıkarılması için işlenebilir.

AI sistemleri hata yapabilir, mesajı eksik veya yanlış yorumlayabilir. BerberFlow, kritik işlemlerde onay adımları, iş kuralları ve işletmenin panel üzerinden kontrol imkânı ile bu riskleri azaltmayı hedefler; ancak otomasyonun her durumda hatasız çalışacağı garanti edilmez.

AI özelliklerinin kullanımı, tercih edilen teknik mimariye bağlı olarak üçüncü taraf AI servis sağlayıcıları üzerinden gerçekleştirilebilir. Bu durumda ilgili sağlayıcılar veri işleyen sıfatıyla devreye girebilir. Kullanılan sağlayıcı(lar), veri aktarım kapsamı ve sözleşmesel güvenceler production öncesi hukuk ve teknik değerlendirme ile belirlenmelidir.

“Hiçbir veri AI sağlayıcısına aktarılmaz” gibi doğrulanmamış mutlak ifadeler kullanılmamaktadır. Gerçek veri akışı, hizmet mimarisine göre ayrıca dokümante edilmelidir.

6. İşleme amaçları

Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• BerberFlow yazılım hizmetinin sunulması ve işletilmesi
• Randevu otomasyonu, takvim yönetimi ve müsaitlik kontrolü
• WhatsApp ve web randevu kanallarının çalıştırılması
• Hesap oluşturma, işletme yapılandırması ve kullanıcı yönetimi
• Teknik destek, kurulum ve müşteri iletişimi
• Sistem güvenliği, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi
• Hizmet performansının izlenmesi ve iyileştirilmesi
• Satın alma, faturalama ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
• Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• İlgili kişinin talebi veya açık rızası doğrultusunda iletişim
• Açık rıza veya mevzuata uygun diğer hukuki sebeplerle pazarlama faaliyetleri

7. Hukuki sebepler

KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri uyarınca kişisel veriler; aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir (ilgili veri kategorisine göre bir veya birden fazla sebep birlikte uygulanabilir):

• İlgili kişinin açık rızası
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması

Her veri işleme faaliyeti için uygulanacak spesifik hukuki sebep, veri kategorisi ve işleme amacına göre ayrıca belirlenmeli; gerekirse aydınlatma metinleri buna göre özelleştirilmelidir. Nihai uyumluluk değerlendirmesi hukuk danışmanlığı gerektirir.

8. Verilerin aktarılması

BerberFlow hizmetinin sunulması için kişisel veriler, gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki kategorilerdeki hizmet sağlayıcılara aktarılabilir:

• Barındırma (hosting) ve altyapı sağlayıcıları
• Veritabanı ve bulut depolama hizmetleri
• E-posta ve bildirim servisleri
• WhatsApp / Meta ve ilgili mesajlaşma altyapıları
• Yapay zekâ servis sağlayıcıları
• Ödeme kuruluşları (hosted checkout vb.)
• Analitik, ölçümleme ve reklam teknolojileri
• Teknik destek, güvenlik ve operasyon hizmeti sağlayıcıları

Projede doğrulanmamış belirli bir sağlayıcı adı bu metinde zikredilmemektedir. Production öncesi kullanılan tüm alt yükleniciler envantere alınmalı ve sözleşmesel veri koruma yükümlülükleri değerlendirilmelidir.

Verilerin yurt dışına aktarımı söz konusu olabilir. Yurt dışı aktarımın hukuki dayanağı, aktarımın yapıldığı ülke/ülke grubu ve uygulanacak güvenceler (açık rıza, yeterlilik kararı, taahhütname vb.) ayrıca hukukçu tarafından değerlendirilmelidir. Bu konu README Production Legal Checklist’te ayrıca işaretlenmiştir.

9. Saklama süreleri

Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen asgari/azami süreler dikkate alınarak saklanır. Genel prensipler:

• Hizmet ilişkisi devam ettiği sürece, hizmetin sunulması için gerekli veriler saklanabilir
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olan süre boyunca veriler muhafaza edilebilir
• Olası uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması veya korunması için makul süre boyunca veriler saklanabilir
• İşleme amacı ortadan kalktığında ve saklama için başka hukuki sebep bulunmadığında veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir

Belirli veri kategorileri için kesin saklama süresi (örneğin “5 yıl”, “10 yıl”) ancak ilgili mevzuat, sektör uygulaması ve hukuk danışmanlığı ile belirlendikten sonra ayrıca ilan edilmelidir.

10. Veri güvenliği

BerberFlow, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla KVKK’nın 12. maddesi uyarınca uygun teknik ve idari tedbirlerin alınmasını hedefler. Bu kapsamda makul ölçüde uygulanabilecek önlemler şunları içerebilir:

• Erişim yetkilendirme ve hesap güvenliği uygulamaları
• Güvenlik loglarının tutulması
• Yetkisiz erişime karşı altyapı ve uygulama seviyesinde koruma
• Güncel yazılım ve güvenlik yamalarının uygulanması
• Personel ve hizmet sağlayıcı erişimlerinin sınırlandırılması

Hiçbir veri iletim veya depolama yöntemi mutlak güvenlik garantisi vermez. “Verileriniz %100 güvendedir” gibi ifadeler kullanılmamaktadır. Doğrulanmamış sertifikasyon, ISO belgesi veya spesifik şifreleme standardı iddiaları bu metinde yer almaz.

11. İlgili kişi hakları

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişi olarak aşağıdaki haklara sahip olabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Başvurularınız, mevzuatta öngörülen usul ve süreler çerçevesinde değerlendirilir.

12. Başvuru yöntemi

KVKK kapsamındaki taleplerinizi aşağıdaki kanallar aracılığıyla iletebilirsiniz:

• E-posta: info@berberflow.com
• Posta adresi: Sarıköprü Mah. Niğde Ömer Halisdemir Küme Evleri Teknopark No:31 İç Kapı No:z/21 Merkez/NİĞDE
• KEP (varsa): [KEP ADRESİ]

Başvurularda kimliğinizi doğrulamaya yarayacak bilgiler talep edilebilir. Başvurular, KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler içinde sonuçlandırılır.

13. Çocukların verileri

BerberFlow, esas olarak berber, kuaför ve benzeri işletmelere yönelik B2B yazılım hizmeti sunar. Web sitesi ve satış süreçleri işletme yetkililerine hitap eder.

İşletmelerin son müşterileri farklı yaş gruplarından olabilir. BerberFlow, işletme adına işlenen müşteri verilerinde yaş doğrulama veya çocuklara özel ek koruma mekanizmalarını — bu özellikler ayrıca tasarlanmadıkça — otomatik olarak sağlamaz. İşletmelerin, kendi müşteri ilişkilerinde yürürlükteki mevzuata uygun hareket etmesi gerekir.

14. Çerezler ve analitik

berberflow.com web sitesinde çerezler ve benzeri teknolojiler kullanılabilir. Çerez türleri genel olarak şu şekilde ayrılır:

14.1. Zorunlu çerezler

Sitenin temel işlevlerinin çalışması, güvenlik ve form gönderimi gibi amaçlarla gerekli olabilecek çerezlerdir.

14.2. Analitik çerezler

Site trafiğini ve kullanımını anlamak amacıyla kullanılabilir. Google Analytics yapılandırıldığında (GA_MEASUREMENT_ID tanımlandığında) analitik çerezler devreye girebilir.

14.3. Reklam / pazarlama teknolojileri

Meta Pixel veya benzeri reklam ölçüm araçları yapılandırıldığında (META_PIXEL_ID tanımlandığında) pazarlama amaçlı teknolojiler kullanılabilir.

Analitik ve pazarlama teknolojilerinin kullanımı, ilgili mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu uygulamaları açısından ayrıca değerlendirilmelidir. Production öncesi cookie consent mekanizmasının hukuki yeterliliği README checklist’inde işaretlenmiştir.

Çerez tercihlerinizi tarayıcı ayarlarınızdan yönetebilir; sitedeki çerez banner’ı üzerinden (aktif olduğunda) tercihlerinizi belirtebilirsiniz.

15. Üçüncü taraf bağlantıları

Web sitesi veya hizmet kapsamında üçüncü taraf web sitelerine, platformlara veya hizmetlere bağlantılar bulunabilir (örneğin WhatsApp, ödeme kuruluşu, sosyal medya). Bu üçüncü tarafların veri uygulamaları kendi gizlilik politikalarına tabidir. BerberFlow, üçüncü taraf platformların veri işleme uygulamalarından sorumlu değildir.

16. Politika değişiklikleri

Bu Politika, hizmet kapsamı, mevzuat veya teknik altyapıdaki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metin her zaman berberflow.com üzerinde yayımlanan sürüm olacaktır. Önemli değişikliklerde makul yöntemlerle bilgilendirme yapılabilir.

17. İletişim

Gizlilik ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin sorularınız için:

• E-posta: info@berberflow.com
• Telefon: +90 533 611 93 53